Facultad de Ciencias Naturales y Museo
Universidad Nacional de La Plata
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Rendición de subsidios otorgados por la UNLP

Instructivo válido para la rendición de TODOS los subsidios otorgados por la UNLP, tanto en el área de investigación (subsidios automáticos a proyectos, subsidios para jóvenes investigadores, subsidios para viajes, etc) como en el de extensión. El presente Instructivo es complementario del Manual de Procedimientos de las Rendiciones de Subsidios aprobados por las Res 966/08 y Res. Nº 1367/08 de la UNLP.
Para los subsidios con otras fuentes financiamiento existe una normativa específica (Res. Min. 2017/09 y/o S.P.U.2260/10 (Voluntariado, PPUA, Programas de Mejoramiento Académico)), la cual hay que cumplir para rendir ante el Ministerio y es complementaria a la que aquí se detalla.  Por ello, se deben cumplir ambas normativas.

Requisistos que deben cumplir los gastos realizados y los comprobantes respectivos

a.-  Tipos de gastos
Los gastos a realizar deben ajustarse a lo previsto en el proyecto correspondiente, y a partir de ello debe confeccionarse el "Presupuesto Preliminar"   (ANEXO 1)  que se presentará ante la Secretaría de Investigación y Transferencia.  La rendición se efectúa por medio de la Planilla de Rendición de Subsidios (ANEXO 2) .

  • Según el tipo de subsidio otorgado (investigación, extensión, viajes, jóvenes investigadores, etc.) puede haber indicaciones o restricciones específicas respecto a los tipos de gastos posibles y sus porcentajes en relación con el monto asignado, por lo que debe consultarse la normativa y/o convocatoria respectiva.
  • En los SUBSIDIOS de VIAJES sólo se aceptan gastos de pasajes, estadía y comida.

 A titulo ilustrativo se señalan algunos de los gastos posibles y su tipificación a efectos de la rendición:

  • Bienes de consumo: artículos de papelería y librería, cartuchos o recargas de cartuchos de impresoras; accesorios de PC (pen drive, estabilizadores, placas de red, grabadoras, mouse, teclado), comidas (no se incluyen las bebidas alcohólicas), golosinas, artículos de limpieza, artículos eléctricos (cable, lamparitas, etc.), pintura, telas, prendas de vestir, revistas, combustible, productos de plástico (vasos, jarras, etc.), cerraduras, copias de llaves, cd´s y dvd´s vírgenes.
  • Servicios no personales: pasajes, viáticos, gastos de alojamiento, contratos de locación de obra, gastos por publicación de libros o revistas, pagos de aranceles de congresos y jornadas, alquiler de locales o maquinarias o fotocopiadoras o equipos de computación, servicios de terceros (fotocopias, impresiones, encuadernación, anillados, etc.).
  • Viajes:
  1. Para todos los viajes, salidas al campo o actividades relacionadas con investigación se deberá solicitar ART, según la normativa vigente. (Para mayor información dirigirse a la Oficina de Personal).
  2. En el caso de viajes al exterior se deberá contar además, con la autorización del Decano de la Facultad.
  3. En el caso de requerir viáticos solo se aceptarán si reúnen las condiciones necesarias y previa aprobación de la autoridad competente. La Planilla de Viático que se presente debe indicar la hora de salida y de regreso con el fin de poder calcular el viático que corresponde, si se debe liquidar el 100% o un medio viático.
  4. En la Planilla de Viático se deberá indicar el Nº de subsidio al que se imputa el gasto
  5. Los valores de viáticos diarios se encuentran establecidos actualmente por el Decreto 687/13, estableciendo la escala para cada zona. La escala de viáticos al exterior se encuentra establecida en la Resolución 761/2010.
  6. A los efectos de calcular si corresponde viáticos completo o un porcentaje del mismo se aplicará lo establecido  en los Decretos 911/06 y 1906/06 según corresponda.
  7. En el caso de que el viaje se realice en vehículo particular para que se reconozca combustible, se debe presentar una nota al Decano solicitando autorización para el uso del vehículo (indicar marca, modelo y patente).
  • Equipamiento: bibliografía, computadoras, notebook, impresoras, scanner, equipos de audio, equipamiento científico específico, proyectores, micrófonos, televisores, teléfonos, reproductor DVD, pizarrones, equipos para prácticas deportivas y gimnasia, muebles (sillas, mesas, etc.), herramientas o repuestos mayores (maquinas para soldar, tornear, etc.). En este caso se trata de bienes inventariables, por lo que al finalizar el proyecto deberán quedar a disposición del Instituto o Centro de Investigación, Departamento, Biblioteca, etc, de la Facultad según corresponda.


b.- Inventario de los bienes de uso (Equipamiento)  
1.    En el caso de adquisiciones de bienes inventariables el mismo debe ser inventariado al momento de ser recibido por el investigador. Es por ello que al finalizar el proyecto deberán quedar a disposición del Instituto o Centro de Investigación, Departamento, Biblioteca, etc, de la Facultad.
2.    El director de proyecto debe indicar, por escrito, al Area de Bienes Patrimoniales de la FCNyM,  el lugar de destino (dentro de las dependencias de la Facultad) del bien que se compra y con qué  financiamiento que obtuvo.
3.    El Área de Bienes Patrimoniales de la Facultad deberá asignar el número de inventario y efectuar el correspondiente registro.

c.- Facturas o comprobantes   
Al solicitar las facturas o comprobantes deben tenerse en cuenta las siguientes indicaciones:

  • Deben estar emitidas a nombre de: Facultad de Ciencias Naturales y Museo o de la Universidad Nacional de La Plata. Debe contener los siguientes datos:

Domicilio:60 y 122 (en el caso de la FCNyM) ó 7 Nº 776 (en el caso de la UNLP)
Localidad: La Plata;
Responsabilidad frente al IVA: Exento;
Nº de CUIT: 30-54666670-7;
Condición de venta: Contado.

Las Facturas podrán ser abonadas con TARJETA DE DEBITO O TARJETA DE CREDITO. En ambos caso la factura deberá indicar la leyenda PAGADO o acompañadas del Recibo correspondiente.

Detalle de la operación:

  • Descripción que permita identificar el bien adquirido, el servicio prestado, la cosa, obra o servicio locado, o el trabajo efectuado.
  • Debe figurar la cantidad de los bienes adquiridos, precio unitario y total o todo otro concepto que incida cuantitativamente en el importe total de la operación.
  • El proveedor deberá completar, si la factura no la posee, la leyenda "Son pesos:_________" en letras.
  • En todos los casos, estos comprobantes deben ser facturas "B" ó "C". No se aceptan tickets comunes. Se admiten Ticket-Factura "B", donde consten los mismos datos que en las facturas anteriormente detallados.
  • Estos comprobantes deben ser ORIGINALES (no se aceptan fotocopias) y deben estar "completos", esto quiere decir que no debe faltar ningún dato.
  • Los comprobantes no pueden tener tachaduras ni enmiendas, ni estar escritos con dos tintas diferentes ni tener dos caligrafías distintas. De existir esta situación deben ser "salvados" por el proveedor. Cada corrección realizada debe tener firma y aclaración del proveedor. Ejemplos: si tiene dos tintas diferentes: "vale cambio de tinta"; si tiene una enmienda o tachadura en alguna palabra o número o la fecha: "digo . (la palabra o número enmendado)"; si tiene dos caligrafías diferentes: "vale cambio de letra"; etc.
  • Cuando el comprobante sea de COMBUSTIBLE, se debe anotar en el mismo la  patente del vehiculo.*

* Según Decreto 1189/12 las entidades del Sector Público Nacional deberán contratar con YPF S.A la provisión de combustibles y lubricantes para la flota de Automotores, embarcaciones y aeronaves oficiales.

  • En el caso de los PASAJES debe tenerse en cuenta lo siguiente:
  1. Los pasajes pueden ser aéreos*, terrestres o fluviales de destinos nacionales o internacionales. En el caso de los pasajes aéreos se debe acompañar el Boarding pass de salida y de regreso.

* Segun Decreto 1191/12 las entidades del Sector Público Nacional deberán contratar con Aerolíneas Argentinas S.A y Austral Líneas Aéreas Cielos del Sur S.A, tanto dentro como fuera del país. Ver excepciones en el Decreto.

  1. e aceptan los pasajes de empresas de transporte La Plata/Buenos Aires.  En los casos de taxis o micros urbanos se debe acompañar el ticket correspondiente.
  2. En los pasajes de micro de larga distancia, se recomienda que al momento de adquirir el mismo, se le pida a la empresa que lo expida a nombre de la UNLP o de  la persona que viaja, que deberá estar previamente incluida en el Proyecto.
  3. En el caso de Pasajes por montos menores a $ 1.500 adicionalmente se deberá acompañar la Factura de la agencia de viajes, especificando nombre del pasajero, destino, fecha y monto. En caso de adquisición vía WEB se debe acompañar el mail que es remitido por la compañía en donde se confirma la adquisición.
  4. En caso de tener un costo de más de $ 1.500 se deberá tramitar una Orden de Compra en el Departamento Compras.
  5. En todos los casos los pasajes deben ser ORIGINALES, no se aceptarán fotocopias.
  • En el caso de contratar personal temporario, la contratación deberá encuadrarse en la modalidad de "locación de obra" según formato aprobado (Anexo 3)  o, si se trata de alumnos, en carácter de "becas" (ver Anexo 4) . Al profesional contratado se le debe solicitar Recibo B o C y constancia de inscripción en AFIP.


d.- Monto de los gastos

  • No podrá efectuarse pagos en efectivo por más de $ 1.000. Se aceptan pagos con Tarjetas de Debito o Crédito.
  • Toda adquisición de bienes o servicios (incluyendo pasajes) que supere el monto de $ 10.000 debe ser acompañada de tres presupuestos surgidos de estas solicitudes y una Orden de Compra. que deberá ser solicitada en el Departamento de Compras de la Facultad previo a la compra, y debe ser con fecha anterior a la factura.
  • La adquisición de MATERIAL BIBLIOGRAFICO a través de internet con editoriales y firmas autorizadas, se aceptará con los siguientes requisitos (Res. 882/00):


- Factura enviada por la Empresa.
- Resumen y Constancia de Pago de la tarjeta de crédito a nombre del Titular del proyecto.
- Nota en la que se consignen: nombre del autor, título y editorial de los libros adquiridos, con el correspondiente precio de cada unidad y el total de la compra realizada.

e.- Gastos sin comprobantes emitidos en legal forma:

Se admitirá en las rendiciones la utilización del formulario para gastos sin comprobantes emitidos en legal forma, hasta un 10% del monto del subsidio otorgado y con un tope máximo de $500 siempre que se encuentren entre los que a continuación se detallan: taxi - remises - cospeles - tarjetas telefónicas - otros gastos que por la característica del proyecto en cuestión haga imposible la obtención de los comprobantes en legal forma, pero dichos gastos sean necesarios para la realización del mismo.

En estos gastos se deberá presentar el comprobante que entregue quien prestó el servicio aunque los mismos no cumplimenten las normativas vigentes.

f.- Rendición de cuentas:

  1. Presupuesto Preliminar: Debe acompañarse el mismo y los gastos que se rindan deben encontrarse previstos en dicho presupuesto, tanto en lo conceptual como en el importe asignado.  En caso que existan diferencias entre el Presupuesto Preliminar y lo rendido se deberá avalar los cambios con una nota del Director del Proyecto refrendada por la secretaria otorgante de acuerdo a lo establecido en el Cursograma elaborado por la UNLP .
  2. Los comprobantes deberán ser pegados en hojas A4 u oficio (uno por hoja, salvo boletos de micro, peajes, etc., comprobantes de menor tamaño, que pueden pegarse varios por hoja siempre que sean de la misma empresa).
  3. Cuando los comprobantes sean de peaje o micro, debe entregarse también una fotocopia de la hoja donde se pegaron, para que no se borren, ya que están impresos en papel térmico.
  4. Completar la planilla que se adjunta como Anexo 2 , en la que se enumeran los gastos correspondientes a los comprobantes presentados, agrupados según los rubros señalados en el punto 1 de este instructivo.
  5. En caso de que los comprobantes entregados superen el monto otorgado en el subsidio, se deberá dejar constancia de que no se reclamará la diferencia entre el monto rendido y el monto recibido. Se deberá indicar en el comprobante que monto computar para el subsidio.
  6. Si se efectúan gastos con fecha anterior al otorgamiento del Anticipo o Caja Chica los mismos se deberán presentar como una solicitud de Reintegro de Gastos.
  7. Los comprobantes que se presenten a los efectos de solicitar un nuevo anticipo o reposición de Caja Chica deberán ser de fecha posterior al otorgamiento de la misma.


Descripción del flujo de operaciones

El Director del Proyecto:

  • Presenta el PRESUPUESTO PRELIMINAR ante la Secretaría de Investigación y Transferencia (SIyT) FCNyM.
    En caso de modificación del presupuesto preliminar deberá solicitar ante la SIyT autorización y adjuntar una nueva planilla del presupuesto.  
  • Solicita ante la Dirección Económica Financiera (DEF) FCNyM  una CAJA CHICA O ANTICIPO
  • Reúne comprobantes.
  • Cuando haya gastado el 50% del subsidio, o el 70% del monto anticipado realiza una rendición parcial. Todos los gastos que se efectúen con estos fondos deberán ser posteriores a la fecha de asignación.
  • En caso que se hayan efectuado gastos en el periodo que va desde la asignación del Subsidio y el de la entrega del Anticipo se deberá solicitar un reintegro de los mismos.
  • Tanto para la rendición parcial o total: Prepara Planilla Rendición Subsidios, adjunta comprobantes y los presenta en la Mesa de Entradas de la Facultad

La Dirección Económico Financiera de la FCNyM:

  • Emite el cheque correspondiente al Anticipo.
  • Verifica la rendición y controla según normativas.
  • Si la rendición:

-No se ajusta a lo normado,  la devuelve al Responsable del Subsidio para su corrección.

-Si toda la documentación cumple la presente la DEF envía el expediente a la Dirección General de Administración,Departamento ¨Responsables¨ de la UNLP.-


La Dirección General de Administración de la UNLP:

  • Recibe la rendición. Controla.
  • Si no cumple con las normativas emite nota con las observaciones y envía a la DEF para su corrección.
  • La DEF de la Facultad lo devuelve al responsable a los efectos que se notifique y efectúe  las correcciones indicadas por la UNLP.

Ver detalle en este enlace .

 
 
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